Chi phí đào tạo AI cho nhân viên: vì sao không ai công khai giá

Thử tìm giá một khoá đào tạo AI nội bộ cho doanh nghiệp ở Việt Nam mà xem.

Bạn sẽ đi qua hàng chục trang dịch vụ, đọc mô tả chương trình rất chi tiết, danh sách khách hàng lớn, cam kết thực chiến. Rồi tới phần giá, tất cả đều dừng ở đúng một dòng: liên hệ để được tư vấn và báo giá.

Mình đã tra một lượt các đơn vị đang chạy quảng cáo mảng này, không tìm được nơi nào công bố dải giá. Điều đó không có gì mờ ám, vì mỗi chương trình mỗi khác thật. Nhưng nó để lại một vấn đề: bạn không có cách nào để biết mình đang được báo giá hợp lý hay không.

Bài này không đưa cho bạn một con số của người khác. Nó bóc ra các khoản cấu thành, để bạn tự dựng được ngân sách của mình và đọc được một bản báo giá.

Năm khoản cấu thành chi phí đào tạo

Khoản một, người đứng lớp. Đây thường là khoản lớn nhất. Chi phí phụ thuộc người dạy là ai: một người dạy công cụ, một người đã triển khai thật trong doanh nghiệp, hay một người vừa dạy vừa xây được hệ thống cho bạn. Ba loại này chênh nhau rất xa và bạn nên hỏi thẳng người đứng lớp đã tự tay làm gì.

Khoản hai, thiết kế nội dung riêng. Một khoá chung chung rẻ hơn nhiều so với khoá dựa trên quy trình thật của công ty bạn. Loại thứ hai đòi hỏi bên đào tạo ngồi với bạn trước, tìm hiểu công việc, rồi mới soạn bài. Đây là khoản mà nếu cắt đi, học viên học xong không áp dụng được vì ví dụ không giống việc họ làm.

Khoản ba, thời gian của chính nhân viên. Đây là khoản đắt thứ hai và gần như luôn bị bỏ quên. Hai mươi người nghỉ việc hai ngày để học là bốn mươi ngày công. Nhân với chi phí ngày công trung bình của công ty bạn, con số này thường lớn hơn cả học phí.

Khoản bốn, công cụ và tài khoản trong lúc học. Nếu học thực hành thật, mỗi người cần tài khoản để thao tác. Có bản miễn phí dùng được, nhưng thường bị giới hạn đúng lúc cả lớp cùng làm bài.

Khoản năm, phần sau khoá học. Đây là khoản quyết định khoá học có giá trị hay không, và cũng là khoản hay bị cắt đầu tiên. Sau buổi cuối, ai trả lời câu hỏi của nhân viên khi họ bí giữa lúc làm việc thật? Có buổi ôn lại sau vài tuần không? Có kho template để dùng lại không?

Ba mô hình phổ biến, và mô hình nào hợp với ai

Mời người về dạy tập trung. Cả công ty hoặc một phòng ban học cùng lúc, một đến hai ngày. Ưu điểm: nhanh, tạo được khí thế chung, ai cũng nghe cùng một thứ. Nhược điểm: học xong về bàn làm việc là quên, nếu không có phần theo sau. Hợp với công ty muốn khởi động phong trào và có người đủ sức duy trì sau đó.

Đào tạo theo nhóm nhỏ, nhiều đợt. Mỗi đợt vài buổi, tập trung vào đúng việc của nhóm đó. Marketing học khác kế toán học. Ưu điểm: sát việc thật nên áp dụng được ngay. Nhược điểm: tốn thời gian hơn và cần bên dạy hiểu nghiệp vụ của từng nhóm. Đây là mô hình mình thấy hiệu quả nhất với công ty dưới năm mươi người.

Vừa xây vừa dạy. Bên ngoài dựng hệ thống thật cho bạn, và trong quá trình đó đào tạo một hoặc hai người của bạn cùng làm. Ưu điểm: kết thúc là có cả hệ thống chạy lẫn người biết vận hành. Nhược điểm: chỉ đào tạo được số ít người, không phủ rộng. Cách so sánh mô hình này với việc tuyển người hoặc tự làm, mình có phân tích theo bốn dòng chi phí trong bài thuê agency AI hay tự làm.

Cách tự dựng ngân sách trong mười phút

Đừng chờ báo giá rồi mới nghĩ. Tự tính trước, bạn sẽ đọc báo giá bằng con mắt khác hẳn.

Bắt đầu từ khoản ba, tức thời gian nhân viên, vì nó là con số bạn nắm chắc nhất. Đếm số người sẽ học, nhân với số ngày học, nhân với chi phí ngày công. Con số đó là sàn: dù học phí bằng không, bạn vẫn trả chừng đó.

Nhìn vào con số vừa ra, bạn sẽ tự có câu trả lời cho một câu hỏi quan trọng: khoá học này phải mang lại điều gì để đáng với chừng đó thời gian của cả đội? Nếu câu trả lời chỉ là "nhân viên biết dùng ChatGPT tốt hơn", có lẽ chưa đáng. Nếu là "mỗi người tiết kiệm được ba tiếng mỗi tuần cho việc soạn thảo", hãy tính tiếp xem ba tiếng đó quy ra bao nhiêu trong một năm.

Sau đó mới đến học phí. Với con số tự tính ở trên trong tay, bạn hỏi được những câu đúng: chương trình có dựa trên quy trình thật của chúng tôi không, sau khoá có gì, và làm sao đo được nhân viên đã áp dụng.

Đo hiệu quả bằng gì

Đây là chỗ phân biệt một khoản đầu tư với một khoản chi cho vui.

Đừng đo bằng mức độ hài lòng cuối buổi. Ai cũng thấy hào hứng vào cuối một buổi học tốt, và cảm giác đó không sống quá một tuần.

Ba con số nên đo, tất cả đều đo sau ba mươi ngày chứ không phải ngay sau khoá:

Số người còn dùng. Trong số người đã học, bao nhiêu người thật sự mở công cụ ra dùng trong tuần vừa rồi. Con số này thường thấp hơn nhiều so với kỳ vọng, và nó nói lên chất lượng phần sau khoá học hơn là chất lượng buổi dạy.

Số quy trình đã đổi. Có việc nào trong công ty giờ được làm khác trước không. Nếu mọi người vẫn làm y như cũ, khoá học chỉ tạo ra kiến thức chứ chưa tạo ra thay đổi.

Thời gian tiết kiệm được, đo trên một việc cụ thể. Chọn một việc lặp lại, ví dụ soạn báo cáo tuần, đo trước và sau. Một con số thật trên một việc thật thuyết phục hơn mười lời khen chung chung.

Sáu câu hỏi nên hỏi trước khi ký

Khi đã có báo giá trong tay, sáu câu này lộ ra chất lượng thật của chương trình nhanh hơn mọi lời giới thiệu.

"Người đứng lớp đã tự tay triển khai gì?" Câu này phân biệt người dạy công cụ với người đã làm thật. Cả hai đều có chỗ dùng, nhưng giá phải khác nhau.

"Chương trình có dựa trên quy trình của công ty tôi không, và anh chị tìm hiểu bằng cách nào?" Nếu câu trả lời là gửi bảng khảo sát rồi thôi, nội dung sẽ chung chung. Chương trình tốt luôn có một buổi tìm hiểu nghiệp vụ trước.

"Học viên mang về được gì cụ thể sau buổi cuối?" Câu trả lời đúng phải là những thứ đếm được: bộ prompt cho đúng việc của họ, template dùng lại, quy trình đã viết ra. Không phải slide.

"Sau khoá học thì sao?" Có kênh hỏi đáp không, trong bao lâu, ai trả lời. Đây là khoản quyết định tỉ lệ người còn dùng sau ba mươi ngày.

"Đo hiệu quả bằng gì, và ai đo?" Nếu bên đào tạo không có câu trả lời, bạn sẽ là người phải tự nghĩ ra cách đo, và thường thì không ai đo cả.

"Nếu học xong không ai áp dụng thì sao?" Câu này hơi khó chịu nhưng đáng hỏi. Cách họ phản ứng cho bạn biết họ coi mình bán buổi dạy hay bán kết quả.

Hai cách rẻ hơn mà ít người nghĩ tới

Trước khi bỏ tiền cho một khoá học, có hai thứ nên thử.

Tự tổ chức buổi chia sẻ nội bộ. Trong công ty bạn gần như chắc chắn có một hai người đã dùng AI khá tốt. Nhờ họ dành một tiếng chia sẻ đúng những việc họ đang làm, kèm demo thật. Cách này miễn phí, sát việc, và người chia sẻ thường hào hứng vì được ghi nhận. Bộ 12 prompt cho dân văn phòng có thể dùng làm khung cho buổi đầu tiên.

Bắt đầu bằng một quy trình, không bằng một khoá học. Chọn một việc lặp lại đang tốn thời gian, làm cho xong bằng AI, rồi để chính kết quả đó thuyết phục cả đội. Người ta học nhanh hơn nhiều khi thấy đồng nghiệp mình tiết kiệm được hai tiếng mỗi tuần, so với khi ngồi nghe giảng về tiềm năng của công nghệ.

Nếu sau hai cách đó mà nhu cầu đào tạo bài bản vẫn còn, lúc ấy bạn đã biết chính xác cần đào tạo cái gì, và tiền bỏ ra sẽ đúng chỗ hơn nhiều.