Hình dung một công ty thương mại khoảng ba mươi người. Kế toán có tài khoản ChatGPT riêng, hai bạn sale dùng bản miễn phí, bạn marketing trả tiền gói trả phí bằng thẻ cá nhân rồi xin hoàn ứng. Không ai biết dữ liệu khách đã được dán vào đâu, không ai biết ai đang làm được gì hay, và mỗi lần có công cụ mới thì cả công ty lại bàn tán một tuần rồi thôi. Tới một ngày giám đốc hỏi: "Ai cũng dùng AI rồi, nhưng không ai lo cả. Giờ giao cho ai?"
Câu hỏi "ai phụ trách AI trong doanh nghiệp" nghe như chuyện tuyển dụng, nhưng ở công ty hai mươi tới năm mươi người, nó gần như luôn là chuyện chọn người trong nhà. Bài này viết cho giám đốc đang đứng ở đúng chỗ đó: cần một người lo, chưa muốn tuyển thêm, và không muốn giao nhầm.
Dùng AI thì có, người chịu trách nhiệm thì không
Bức tranh đó không hiếm. Báo cáo Work Trend Index 2024 của Microsoft và LinkedIn, khảo sát 31.000 người ở 31 quốc gia, cho thấy 75% người làm văn phòng đã dùng AI trong công việc, và 78% trong số họ tự mang công cụ của mình vào công ty. Cùng báo cáo đó, chỉ 39% người dùng từng được công ty đào tạo về AI, và 60% lãnh đạo lo công ty mình thiếu tầm nhìn và kế hoạch để triển khai.
Nói cách khác, nhân viên đi trước công ty. Họ dùng AI theo kiểu của từng người, bằng tài khoản của từng người, và công ty không có ai đứng ra gom lại.
Ở Việt Nam, áp lực còn rõ hơn. Theo Work Trend Index 2025, khoảng 91% lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam đang cân nhắc tuyển các vị trí chuyên về AI, Vietnam News dẫn lại. Còn bài tổng hợp của VnEconomy gọi tên ba rào cản của doanh nghiệp vừa và nhỏ là thiếu tiền, thiếu người và thiếu chiến lược.
Mình đọc ba con số đó cạnh nhau và thấy một khoảng trống: ai cũng đang dùng, nhiều lãnh đạo muốn tuyển, nhưng ở giữa không có ai được giao việc rõ ràng. Mà công ty ba mươi người thì tuyển một chuyên gia AI vừa khó, vừa đắt, vừa chưa chắc đủ việc cho họ làm cả năm.
Công ty 20 người có cần người phụ trách AI riêng không
Câu trả lời ngắn: cần một người, nhưng chưa cần một vị trí.
"Một vị trí" là tuyển thêm một người, trả lương toàn thời gian, chức danh có chữ AI. Với công ty dưới hai mươi người, mình đã viết trong bài thuê agency AI hay tự làm rằng khả năng cao là chưa đủ việc để nuôi một vị trí như vậy. Từ hai mươi tới năm mươi người, tuỳ công ty, nhưng phần lớn vẫn chưa.
"Một người" là một nhân viên đang có sẵn trong công ty, được giao thêm một phần trách nhiệm có tên, có thời gian, có quyền. Đây là thứ gần như công ty nào cũng cần ngay, kể cả công ty mười người. Không có người này, mọi thứ diễn ra như ở công ty thương mại phía trên: mỗi người một tài khoản, mỗi người một cách, không ai giữ luật, không ai đo.
Trong lộ trình 90 ngày đưa AI vào công ty, nguyên tắc thứ hai mình đặt ra là "một người chủ": một người có tên, có quyền quyết trong phạm vi việc đó, thường là trưởng nhóm hay chính người đang làm việc đó mỗi ngày, không phải giám đốc. Bài này đi sâu hơn vào câu hỏi mà lộ trình đó bỏ ngỏ: chọn người đó thế nào.
"Phụ trách AI" ở công ty nhỏ thật ra gồm những gì
Trước khi chọn người, phải rõ mình đang giao cái gì. Ở công ty lớn, phụ trách AI có thể là cả một phòng. Ở công ty hai mươi tới năm mươi người, mình thấy nó gói lại thành ba phần việc, và một người làm được cả ba nếu được cho đủ thời gian.
Phần thứ nhất là chọn việc. Mỗi quý, người này cùng giám đốc chốt một việc lặp đi lặp lại sẽ được đưa AI vào, theo ba điều kiện: lặp mỗi ngày, có tài liệu hay mẫu chuẩn để dựa vào, và sai thì sửa được trước khi tới tay khách. Không phải người này quyết ngân sách, nhưng là người mang danh sách việc lên bàn.
Phần thứ hai là giữ luật. Công ty dùng tài khoản nào, đứng tên ai, ai trả tiền. Dữ liệu nào được dán vào AI, dữ liệu nào tuyệt đối không, ví dụ số căn cước, bảng lương, hợp đồng chưa ký. Khi có người hỏi "cái này dùng AI được không", người này là chỗ để hỏi. Luật chỉ cần một trang, nhưng phải có người viết ra và nhắc lại.
Phần thứ ba là làm cho nó chạy hằng ngày. Đây là phần tốn thời gian nhất và cũng hay bị bỏ nhất. Gom prompt tốt của từng người về một chỗ, ngồi cạnh đồng nghiệp còn lúng túng, đo trước và sau, ghi lại cái gì chạy được và cái gì không.
Ba phần này khác với ba nghề của một phòng AI thuê ngoài mà mình bóc trong bài Fractional AI Department (chiến lược với ban lãnh đạo, đào tạo theo phòng ban, dựng tự động hoá). Người trong nhà không cần dựng được hệ thống. Họ cần biết công ty đang có việc gì, giữ được luật chơi, và kéo được đồng nghiệp đi cùng. Phần kỹ thuật nặng, nếu có, là chỗ để thuê.
Ba người hay bị chọn nhầm
Rất nhiều giám đốc chọn theo phản xạ, và phản xạ thường rơi vào một trong ba người dưới đây. Không phải vì họ kém, mà vì mỗi người thiếu đúng một thứ mà vai này cần.
Người đầu tiên là bạn IT. Nghe hợp lý nhất: AI là công nghệ, bạn IT lo công nghệ. Nhưng ở công ty ba mươi người, bạn IT thường đang lo máy in, mạng, tài khoản email, phần mềm kế toán, và mọi thứ hỏng trong văn phòng. Giao thêm AI là giao thêm một việc không có giờ cho người bận nhất về kỹ thuật vặt. Quan trọng hơn, bạn IT hiếm khi là người hiểu rõ nhất việc của phòng kinh doanh hay phòng kế toán. Mà đưa AI vào việc thì phải hiểu việc trước, hiểu công cụ sau.
Người thứ hai là bạn trẻ nhất, mê AI nhất. Bạn ấy biết hết công cụ mới, xem video mỗi tối, hay khoe trong nhóm chat công ty. Năng lượng là thật và đáng quý. Nhưng bạn ấy thường chưa có tiếng nói với các trưởng phòng, và chưa đủ kinh nghiệm để biết việc nào trong công ty thật sự tốn thời gian. Kết quả hay gặp: bạn ấy giới thiệu mười công cụ, mỗi phòng thử một tuần, rồi mọi thứ quay về như cũ. Người mê công cụ dễ bị cuốn theo công cụ thay vì bám vào việc.
Người thứ ba là chính giám đốc. Nhiều anh chị chủ công ty nhỏ tự nhận vai này vì thấy nó quan trọng. Nhưng giám đốc là người bận nhất, bị kéo đi nhiều nhất, và việc "làm cho chạy hằng ngày" đòi một người ngồi ở đó mỗi ngày. Mình từng dừng một hợp đồng sau tháng thứ hai vì giám đốc giao hết cho một trợ lý và không xuất hiện ở buổi nào; trường hợp ngược lại, giám đốc ôm hết, cũng chết theo kiểu khác: mọi thứ chờ anh ấy rảnh. Giám đốc nên là người quyết và người ủng hộ, không nên là người vận hành.
Một kiểu chọn nhầm nữa, ít gặp hơn nhưng đắt hơn: giao cho cả một nhóm. "Ba bạn này cùng lo vụ AI." Ba người cùng lo nghĩa là không ai chịu trách nhiệm. Có thể có nhóm hỗ trợ, nhưng phải có một cái tên đứng đầu.
Chân dung người nên chọn
Theo mình, người làm tốt vai này thường có chung vài dấu hiệu, và hiếm khi là người giám đốc nghĩ tới đầu tiên.
Họ đang trực tiếp làm một việc lặp đi lặp lại. Có thể là trưởng nhóm chăm sóc khách hàng, kế toán tổng hợp, hay người điều phối đơn hàng. Họ biết rõ việc nào mất thời gian vì chính họ đang mất thời gian vào nó. Khi AI giúp được, họ là người cảm thấy đầu tiên.
Đồng nghiệp hay hỏi bài họ. Trong công ty nào cũng có một hai người mà ai vướng gì cũng chạy tới hỏi, không phải vì chức danh mà vì họ giải thích dễ hiểu. Người phụ trách AI cần đúng kỹ năng đó, vì phần lớn việc của họ là ngồi cạnh người khác và chỉ.
Họ có thói quen ghi lại. Người hay viết quy trình, hay lưu mẫu, hay làm bảng theo dõi. Vai này sống bằng việc ghi: prompt nào chạy, trước sau ra sao, lỗi gì đã gặp.
Họ dám nói "chưa chắc". Đây là dấu hiệu mình coi trọng nhất. AI rất giỏi trả lời trôi chảy cả khi sai. Người phụ trách cần đủ bình tĩnh để nói "kết quả này chưa kiểm, đừng gửi khách", kể cả khi giám đốc đang sốt ruột.
Và họ có quyền trong phạm vi việc đó, hoặc được giao quyền rõ ràng. Một người hiểu việc nhưng không được quyết gì thì sẽ nằm chờ duyệt mãi.
Không cần biết code. Không cần dùng thành thạo mọi công cụ. Những thứ đó học được trong vài tuần. Thứ không học nhanh được là hiểu việc của công ty và được đồng nghiệp tin.
Giao gì, bao nhiêu thời gian, đo bằng gì
Chọn được người rồi, lỗi tiếp theo hay gặp là giao miệng. "Em lo vụ AI cho công ty nhé." Không có thời gian, không có mục tiêu, không có quyền, ba tháng sau giám đốc hỏi "vụ AI tới đâu rồi" và cả hai đều không biết trả lời thế nào.
Mình khuyên giao bằng một trang giấy, ký tên hai bên. Một trang là đủ, miễn trả lời được bốn câu: người này dành bao nhiêu thời gian mỗi tuần cho vai này, và việc cũ nào được giảm bớt để có thời gian đó; việc đầu tiên sẽ đưa AI vào là việc gì, con số hiện tại của việc đó là bao nhiêu; người này được tự quyết những gì mà không cần hỏi giám đốc; và sau bao lâu thì hai bên ngồi lại xem kết quả.
Câu đầu tiên là câu hay bị bỏ qua nhất. Giao thêm việc mà không bớt việc cũ nghĩa là vai này sẽ được làm vào buổi tối, và sẽ chết sau vài tuần. Thời gian bao nhiêu là tuỳ công ty, nhưng phải là một con số viết ra, và phải lấy từ một việc cũ nào đó.
Nếu bạn muốn người được chọn tự soạn trang này, đây là prompt bạn có thể đưa cho họ dùng với trợ lý AI của công ty:
Mình vừa được giao phụ trách việc đưa AI vào công ty. Công ty có [số người] người, làm [ngành], gồm các phòng [liệt kê]. Hãy hỏi mình lần lượt từng câu (mỗi lần một câu, chờ mình trả lời rồi mới hỏi tiếp) để cùng soạn một trang mô tả vai trò, gồm: 1. Mình dành bao nhiêu giờ mỗi tuần, và việc cũ nào được giảm để có thời gian đó. 2. Việc đầu tiên sẽ đưa AI vào, và con số hiện tại của việc đó (mất bao lâu, bao nhiêu lỗi, bao nhiêu lần mỗi tuần). 3. Những gì mình được tự quyết, những gì phải hỏi giám đốc. 4. Ngày hai bên ngồi lại xem kết quả. Không tự điền số liệu thay mình. Câu nào mình chưa trả lời được thì ghi "cần hỏi giám đốc". Cuối cùng, xuất ra một trang ngắn gọn để mình mang đi ký.
Đo bằng gì thì đơn giản hơn nhiều người nghĩ. Đo đúng con số của việc đầu tiên: trước là bao lâu, sau là bao lâu. Đừng đo "số công cụ đã thử" hay "số người đã dùng AI". Hai con số đó tăng rất dễ mà không nói lên điều gì về công việc.
Một ví dụ cách viết con số cho dễ so: "Trả lời email báo giá: trung bình 25 phút mỗi email, khoảng 40 email mỗi tuần, tức khoảng 16 giờ mỗi tuần của hai bạn sale." Đây là ví dụ cách ghi, không phải số của công ty nào. Ghi được như vậy thì tuần thứ tám đo lại sẽ có cái để so, và giám đốc sẽ không phải hỏi "vụ AI tới đâu rồi" nữa.
Khi nào người trong nhà không đủ
Người trong nhà làm tốt phần chọn việc, giữ luật và kéo đồng nghiệp. Họ thường không đủ ở ba chỗ, và đó là lúc nên tính chuyện có người đi cùng từ bên ngoài.
Chỗ thứ nhất là khi việc cần dựng đã vượt khỏi vài prompt và vài workflow đơn giản: nối vào phần mềm nội bộ, đọc kho tài liệu lớn, chạy tự động trên dữ liệu khách hàng. Phần này cần người đã làm nhiều lần, vì làm sai là sai trên dữ liệu thật.
Chỗ thứ hai là khi nhiều phòng cùng cần, cùng lúc. Một người kiêm nhiệm kéo được một phòng, khó kéo được ba phòng trong cùng một quý.
Chỗ thứ ba là khi ban lãnh đạo cần một người đủ kinh nghiệm để cùng ngồi chốt hướng đi cả năm, và người trong nhà chưa đủ tầm để nói "không" với giám đốc.
Ở cả ba trường hợp, mình không khuyên bỏ người trong nhà. Người trong nhà vẫn là người chủ, bên ngoài là người kèm. Đây cũng là cách mình làm với mô hình phòng ứng dụng AI thuê ngoài: thí điểm tối thiểu 90 ngày, hai buổi tới tận công ty mỗi tuần, 25 giờ kỹ thuật mỗi tháng, báo giá sau khi khảo sát. Hai buổi mỗi tuần là để ngồi cùng chính người phụ trách trong nhà của bạn, chứ không phải để làm thay họ. Hết 90 ngày, thứ còn lại trong công ty phải là một người hiểu việc hơn trước, chứ không chỉ là vài công cụ đang chạy.
Còn nếu công ty bạn chưa tới ba chỗ đó, đừng thuê. Chọn đúng người, giao bằng một trang giấy, đi theo lộ trình 90 ngày. Phần lớn công ty hai mươi tới năm mươi người đi được rất xa chỉ với chừng đó. Bài thuê agency AI hay tự làm có cách tính bốn dòng chi phí để bạn tự đặt các phương án cạnh nhau.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tuyển nhân sự AI riêng cho công ty dưới 50 người không?
Phần lớn là chưa nên. Ở quy mô này, việc liên quan tới AI thường chưa đủ cho một người làm toàn thời gian cả năm, và người có kinh nghiệm thật trên thị trường vừa hiếm vừa đắt. Cách hợp hơn là giao cho một nhân viên đang có sẵn một phần trách nhiệm rõ ràng, có thời gian được cắt từ việc cũ, rồi xem lại sau một quý.
Người phụ trách AI trong công ty có cần biết lập trình không?
Không cần. Phần lớn việc của vai này là chọn đúng việc để đưa AI vào, giữ luật dùng dữ liệu và tài khoản, và ngồi cạnh đồng nghiệp chỉ cách làm. Những thứ đó cần hiểu việc của công ty và được đồng nghiệp tin hơn là biết code. Phần cần dựng kỹ thuật, nếu có, có thể thuê theo từng việc.
Giao vai phụ trách AI cho bạn IT có ổn không?
Ổn nếu bạn IT đồng thời là người hiểu rõ việc của các phòng và có thời gian thật. Ở công ty nhỏ, điều đó hiếm khi đúng: bạn IT thường đang lo mọi thứ kỹ thuật vặt trong văn phòng. Đưa AI vào việc đòi hiểu việc trước, nên người đang trực tiếp làm việc lặp thường hợp hơn, bạn IT hỗ trợ phần tài khoản và bảo mật.
Bao lâu thì biết người được chọn có làm được không?
Khoảng tám tuần là đủ để thấy. Nếu tới lúc đó đã có một việc được đo trước và sau, có một trang luật dùng AI mà mọi người biết, và đồng nghiệp bắt đầu tự tìm tới người đó để hỏi, thì bạn đã chọn đúng. Nếu sau tám tuần vẫn chưa có con số nào, hãy xem lại thời gian giao cho họ trước khi xem lại con người.
